Dato curioso: nadie es productivo el 100 % del tiempo.

Maneras

“Aumentar la productividad no es diferente a ponerse en forma”, dice la experta en productividad Julia Roy. En realidad nunca se llega al punto en el que se dice “ya estoy en forma”, “es tiempo de dejar de ejercitar/dormir/ir al doctor”.

No se debe ver la productividad como un objetivo más para tachar de la lista tareas pendientes. Al contrario, se debe pensar en él como un proceso continuo que puede mejorar a medida que pasa el tiempo. “Siempre estamos buscando ese equilibrio donde obtenemos el trabajo hecho, todavía tenemos una vida y somos felices con lo que somos capaces de lograr”.

Con esto en mente, tal vez los consejos dados en esta lista puedan no encajar con tu horario o cultura en su trabajo. Pero está bien. La idea es tomar lo que pueda funcionar para ti y ver cómo podría ayudarte a obtener las metas que te propones.

1. Determinar qué partes de tu horario puedas tomar el control

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“La gente realmente subestima la cantidad de energía que tienen sobre sus horarios”, dice la experta en productividad Jocelyn Glei, autora de la revista Unsuscribe.

Claro, la mayoría de los trabajos hacen demandas de tu tiempo que están fuera de control. Pero Glei sugiere que se trate de encontrar todas las partes del día que en realidad se puedan controlar.

Por ejemplo, ¿cuando te ocupas del correo electrónico y respondes rápidamente cada uno de los emails lo haces porque requieren respuestas urgentes o porque tienes el hábito de responder velozmente y ahora solo es tu forma de trabajar? Lo mismo con las reuniones: ¿estás permitiendo que las personas planifiquen reuniones contigo cuando sea porque tu trabajo requiere que estés disponible el 100% del tiempo? ¿No sería posible programar reuniones hasta la tarde? Una vez que lo sepas, puedes comenzar a tener el control de tu horario.

2. Usa la mañana para cualquier trabajo que requiera profunda atención

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Aunque hay alguna variación en función de tu horario de sueño y si eres una “persona de sueño infinito” versus un ave nocturna, los adultos tienden a sentir más sueño entre la 1:00 p.m. y las 3:00 p.m. debido a los ritmos cardíacos del cuerpo que regulan nuestro estado de somnolencia durante el día.

Sabiendo eso, sigue adelante y utiliza la mañana para tratar con el trabajo que requiera concentración intensa. “La regla general es que es bueno hacer el trabajo de atención profunda en la mañana y en la tarde hacer el trabajo pesado o el menos exigente”, dice Glei.

3. Si no puedes pensar claramente en la mañana, comienza el día haciendo una cosa fuera de tu lista de tareas pendientes

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Algunas personas son amantes de las noches irregulares o el sueño irregular, lo cual hace la mañana lenta (quizá infernal). Entonces es preferible que este tipo de personas comiencen la jornada de trabajo con una tarea sencilla que es probable que sea capaz de completar, como la revisión de documentos, facturación o incluso la organización de su escritorio.

Hacer y completar algo en la primera parte del día te ayudará a “crear impulso y confianza antes de sumergirte en algo exigente”, dice Glei. Las investigaciones indican que nuestros cerebros buscan completar tareas ya que comprobar los items de tu lista de tareas pendientes sienta bien y proporciona motivación para el trabajo posterior.

4. También puedes utilizar la tarde para el trabajo que dé energía

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Otra estrategia para la media tarde, dice Glai, es abordar el proyecto que estés más ansioso de trabajar o que te haga sentir más comprometido y emocionado. Esto podría proporcionar un estímulo natural en la parte lenta y somnolienta de la tarde.

5. Si es posible, no comiences el día revisando el correo

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“Trabajo reactivo” es cualquier cosa que se pone en tu escritorio por otras personas. Correos electrónicos que tienes que responder, reuniones a las que debes asistir, peticiones para que revises y proporciones comentarios, y así sucesivamente.

Comenzar el día con el “trabajo reactivo” te pone en el modo de pensar de trabajar según la agenda de otras personas en vez de la tuya, dice Glei. Y probablemente significa retroceder esa profunda atención que necesitamos hasta más tarde en el día, cuando tu capacidad de enfoque ha disminuido, mientras tu bandeja de entrada está en cero.

6. Mantén tus redes sociales y apps de chat en una pantalla separada

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Si las redes sociales, WhatsApp u otras aplicaciones de chat son parte de tu día de trabajo, lo más probable es que estés haciendo malabares con las notificaciones, alertas y oportunidades de participar, lo cual puede ser muy molesto.

Estas interrupciones pueden sabotear tu flujo de trabajo y deshacer tu enfoque, dice Glei. Pero una manera de abordar esto sin tomar la medida extrema de cerrar la sección en todas tus cuentas es simplemente poner en cuarentena a estas apps hacia otra pantalla u otro teléfono.

“Si la pantalla principal está reservada para su tarea principal, en vez de enterrarla en un montón de ventanas de redes sociales y chats, es más probable que sea capaz de volver rápidamente a esa tarea después de una interrupción”, dice ella.

7. Alterna periodos de trabajo con descansos rápidos

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Se podría pensar en el día de trabajo como un bloque de ocho horas, pero Glei recomienda dividirlo para que se alterne con un poco de descanso.

Esto reduce al mínimo el desgaste que es provocado cuando la persona se concentra durante extremadamente mucho tiempo, y también significa que comenzarás cada intervalo de trabajo renovado. Glei dice que lo ideal sería trabajar durante unos 90 minutos, seguido de un descanso de 20 minutos. Si eso no es factible, el objetivo es de 45 minutos y un descanso de 10 minutos (o crear un horario propio de trabajo-descanso).

8. Haz una lista de “no hacer”

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El secreto para ser más productivo, según Roy y Glei, es eliminar la materia que le está exigiendo el esfuerzo que en realidad necesitas para conseguir lo que realmente quieres.

Para ello, haz un inventario de todas las cosas que se atornillan con tu productividad sobre una base diaria. Por ejemplo, se puede detener la programación de reuniones en la mañana o trabajar durante más de un par de horas sin un descanso.

9. Y a continuación, empieza a planear tu agenda

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Una vez que hayas descubierto que es lo que vas a dejar de hacer, mira lo que queda y trata de reservar tiempo para los diferentes tipos de trabajo que hagas como procesamiento de correo electrónico, asistir a reuniones, papeleo, escritura u otras tareas de atención intensiva. Básicamente averigua todo lo que tu trabajo requiere y, si es posible, aparta tiempo de tu agenda para hacer cada hacer cada una de esas cosas. Esto impide “trabajar de forma reactiva”, dice Glei.

10. Pero no programes cada minuto de tu día

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